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郵件歸檔

郵件歸檔是指對郵件數據進行在線歸檔、分類管理、長期保留并允許實時搜索和訪問,主要是針對海量數據的應用,是對數據進行有效的遷移和管理。

企業應該對郵件進行歸檔
  • 在企業內部管理方面,郵件歸檔是實現同步郵件備份,通過把郵件數據存儲到獨立的存儲硬件上,可以對郵件數據進行更安全的管理。當需要查詢歷史郵件時,可以快速地獲得所需郵件,從而達到郵件管理的目的,也可實現災難恢復。
  • 在外部監管需求方面,數據安全存檔要求已經逐漸立法。隨著使用電子郵件作為法庭證據的趨勢日益明確,美國和歐洲一些國家相繼制訂了一系列法規。美國和歐洲的眾多政府法規,例如《Sarbanes_Oxley_Act_of_2002》法案已經明確提出公司內電子郵件的電子法律和法規遵從方面的規定,要求上市公司保留所有業務記錄,包括電子記錄和郵件在內,不少于5年。這意味著企業必須很好地管理和保留企業所有的電子郵件,以應付未來的電子郵件查詢需求,不然很可能給企業帶來風險。

無論是從內部還是外部環境看,建立郵件歸檔系統,都是企業信息化管理的重要組成,越來越多的企業已經開始使用。

TurboMail郵件歸檔模塊

TurboMail郵件服務器搭建完畢,管理員在系統管理后臺啟動郵件歸檔后,所有進出郵件(垃圾與病毒郵件除外)都會被同步壓縮備份到歸檔文件中,即使用戶執行徹底刪除,也不影響郵件在歸檔文件中的存儲,仍能輕松檢索調出,郵件歸檔功能就像是一個持續運作的復印機,來往所有郵件全部被復印留底。更重要的是,拓波軟件將郵件歸檔模塊集成進TurboMail郵件系統里,不僅節省了企業成本,減輕服務器壓力,還避免系統管理員同時維護兩個系統的負擔,極大的解放了企業的人力物力與財力。同時,圖形化的純web管理模式也為企業減少了聘請專業IT維護人員的人工成本。

歸檔模塊功能與優點
  • 遵從Sarbanes-Oxley法案,美國證監會SEC及其他的相關規定,滿足法律上對電子文檔的訪問、保存以及訴訟證據搜索的要求。
  • 支持管理員授權特定用戶快速搜索并查看歸檔郵件的權限,支持為普通郵箱用戶開通查看自己的歸檔郵件的權限。
  • 支持模糊搜索。
  • 支持智能搜索,可以通過發件賬號、收件賬號、主題、發件人、收件人、內容、附件名、日期、歸檔類型等子條件,快速全文搜索到自己所需的目標郵件。
  • 同步備份歸檔郵件,相同一文件只歸檔一份,可達到75%的壓縮比例,節約存儲空間。
如何配置使用郵件歸檔
1. 開啟歸檔服務。登錄系統管理后臺,進入“系統設置”。
2. 點擊“歸檔服務”進入啟用和配置功能。
設置完畢后,點擊保存。
3. 查看歸檔郵件
在系統管理后臺的左側欄目區,點擊“歸檔服務”進入,如下圖:
點擊“歸檔郵件搜索”如下圖:
點擊“搜索”
點擊郵件的主題即可查看郵件內容。

智能搜索:通過各種條件的關鍵字進行快速查找,從而更精確查找目標郵件。如下圖頁面:

輸入搜索子條件,點擊“搜索”。
普通用戶查看個人歸檔郵件

為了實現個人查看歸檔服務的權限分配,TurboMailV4.3.0及以上版本提供普通用戶查看個人歸檔郵件功能,配置與使用方法如下:

進入TurboMail系統管理后臺→用戶管理→某個用戶的高級屬性。
  • 允許查看郵件歸檔:是否允許該用戶查看系統所有的歸檔郵件,此功能需要慎重啟用。
  • 只允許查看本人歸檔:只允許該用戶查看個人所有歸檔郵件。

一旦管理員開啟了用戶的歸檔查看功能,用戶在登陸自己的郵箱后,左側郵件服務欄會出現“郵件歸檔”這個功能選項,可查看過去的歷史郵件,并對有需要的郵件執行恢復操作。

 

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